Posting terakhir dari rangkain PTI nih. Yeay~~!. Kali ini saya akan memaparkan beberapa hal mengenai sistem informasi meliputi level manajemen pada sebuah organisasi, macam-macam sistem informasi berdasarkan area fungsional dan dukungan terhadap level manajemen. Ya langsung saja.
Sistem Informasi (SI) adalah kombinasi dari teknologi
informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung
operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas,
istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara
orang, proses algoritmik, data, dan teknologi. Dalam pengertian ini, istilah
ini digunakan untuk merujuk tidak hanya pada penggunaan organisasi teknologi
informasi dan komunikasi (TIK), tetapi juga untuk cara di mana orang
berinteraksi dengan teknologi ini dalam mendukung proses bisnis.
Aliran informasi atau dikenal juga dengan distribusi informasi, adalah proses dimana informasi yang tepat disampaikan pada orang yang tepat, pada waktu yang diinginkan. Pendistribusian informasi dalam organisasi adalah cara-cara untuk
memperoleh informasi dan berbagi informasi pada rekan kerja baik itu
menggunakan metode-metode elektronik seperti situs web kolaborasi,
intranet, dan apabila cara-cara dengan teknologi tidak dimungkinkan bisa
jadi cara ini menggunakan arsip atau distribusi berkas secara manual.
Aliran informasi dalam organisasi adalah perpindahan informasi dalam struktur organisasi dan metodologi yang digunakan (saluran) dalam memindahkan informasi ini terkait dengan budaya organisasi, proses, waktu, dan pemaknaan sehingga informasi ini dianggap sebagai nilai, pembelajaran, pengalaman, atau instruksi.
Distribusi informasi biasanya digunakan sebagai cara untuk
menjalankan rencana komunikasi dan merespon permintaan-permintaan (yang
seringkali tidak disangka) akan informasi tertentu.
Mekanisme informasi dapat memengaruhi guna informasi itu sendiri saat
informasi yang dibutuhkan tidak didapat tepat pada waktunya.
Satu-satunya yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi ini adalah
dengan adanya Rencana Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan).
Adapun syarat-syarat kualitas informas, yaitu :
- Akurat.
- Lengkap dan padat.
- Efektif.
- Terbaru.
- Dapat diakses.
Ada 3 tingkatan pada level manajemen di organisasi, yaitu low management, middle managemen. dan top management.
Low management adalah Tingkatan tertinggi dari sebuah manajemen, tingkatan
terendah (operasional) manajemen,
sebagian besar terkait dengan keputusan
yang diambil dalam waktu yang relatif
sempit. Manajemen dengan tingkatan yang lebih rendah, juga disebut manajemen pengawasan, dan
merupakan aktualisasi dari perencanaan manajemen
menengah dan mengendalikan kegiatan
operasional sehari-hari kegiatan
yang berfungsi untuk menjaga keberlanjutan organisasi.
Contoh manajer tingkat rendah adalah
manajer gudang yang bertanggung jawab
atas restocking persediaan
dan Manager yang memanage bahan-bahan bertanggung
jawab untuk melihat bahwa semua
bahan yang diperlukan di bidang manufaktur memenuhi kebutuhan produksi.
Sebagian besar keputusan pada tingkat ini membutuhkan informasi yang mudah dimengerti tentang status dak
aktivitas yang sedang berlangsung dan kegiatan dalam fungsi dasar bisnis -misalnya, informasi yang dibutuhkan untuk memutuskan kapan
melakukan restok ulang persediaan.
Informasi
ini umumnya diberikan
dalam laporan rinci yang mengandung informasi spesifik tentang
kegiatan rutin. Laporan-laporan jenis
ini biasanya terstruktur, sehingga
bentuknya dapat ditentukan. Data
operasional Bisnis sehari-hari sudah
tersedia, dan pengolahan dapat
dengan mudah dilakukan dengan komputerisasi.
Manajer pada tingkat ini biasanya membuat keputusan terstruktur. Sebuah keputusan terstruktur adalah keputusan yang dapat diprediksi yang dapat dibuat sebelum diputuskan dengan
kata lain disebut prosedur rutin.
Middle Management. Manajemen di Level menengah berkaitan dengan keputusan yang cakupannya lebih luas. Beberapa sebutan di level manajer menengah seperti manajer pabrik, manajer divisi, manajer penjualan, manajer cabang, dan direktur personilia.
Informasi yang berada di level manajer menengah meliputi ulasan, ringkasan, dan analisis data historis untuk membantu merencanakan operasi dan kontrol dalam melaksanakan kebijakan yang telah dirumuskan oleh level manajemen atas/puncak. Informasi ini biasanya diberikan kepada manajer menengah dalam dua bentuk: ringkasan laporan (1), yang menunjukkan total dan tren-misalnya, total penjualan oleh kantor, oleh produk, oleh tenaga penjual, dan total keseluruhan penjualan-dan laporan pengecualian (2), yang menunjukkan data-data yang tidak lazim-misalnya laporan persediaan, daftar ini hanya memuat komponen-komponen dalam jumlah tidak lebih dari 10 item. Laporan-laporan ini dapat dijadwalkan secara rutin (laporan berkala), diminta atas dasar kasus per kasus (on-demand laporan), atau yang dihasilkan hanya ketika kondisi tertentu ada (event-diprakarsai laporan).
Laporan berkala yang dibuat telah ditentukan waktunya : harian, mingguan, bulanan, kuartal, atau tahunan. Laporan-laporan ini biasanya mencakup laporan penggajian, laporan status persediaan, laporan penjualan, laporan laba rugi, dan neraca. Laporan On-demand biasanya diminta oleh manajer ketika informasi tersebut diperlukan untuk masalah tertentu. Sebagai contoh, jika seorang pelanggan ingin membuat sebuah rekening tagihan yang besar, seorang manajer mungkin meminta laporan khusus pada pembayaran pelanggan dan riwayat permintaan. Pada saat awal laporan biasanya masih belum ada perubahan dan memerlukan perhatian yang segera seperti laporan persedian barang yang tidak tersedia atau laporan tentang peralatan yang tidak layak pakai.
Top Management. TOP Manajemen berkaitan dengan keputusan yang lingkup dan kerangka waktunya lebih luas. Sebutan di level top manajemen antara lain Chief Executive Officer (CEO), chief operating officer/kepala operasional (COO), Chief Finance Officer (CFO), IS for the Noninformation Systems Executive treasurer, Pengendali, chief information officer (CIO executive vice president, and Pegawai senior. Top Manajer didalamnya terdapat beberapa orang memiliki wewenang kuat yang bertanggung jawab atas empat fungsi dasar dari bisnis, pemasaran dan keuangan, produksi dan penelitian serta pengembangan. Keputusan yang dibuat pada tingkat ini tidak bisa diprediksi,dalam jangka waktu yang panjang, dan terkait dengan masa depan, kegiatan tidak hanya masa lalu dan / atau saat ini.
Oleh karena itu, hal ini menuntut pengalaman yang banyak dan pengambilan keputusan yang tepat. MIS Sebuah perusahaan harus mampu menyediakan informasi kepada manajemen puncak yang diperlukan dalam laporan berkala, laporan saat ini, dan laporan berdasarkan permintaan.
Informasi yang ada harus menunjukkan bagaimana semua kegiatan di perusahaan dan departemen terkait dan tidak terlepas satu sama lain dan saling mempengaruhi. Keputusan penting yang dibuat pada tingkat ini cenderung diarahkan (1) perencanaan strategis, misalnya, bagaimana pembiayaan perkembangan perusahaan dan pasar baru mana harus ditangani pertama kali, (2) alokasi sumber daya, seperti memutuskan apakah akan membangun atau menyewakan ruang kantor dan apakah akan menghabiskan lebih banyak uang untuk iklan atau mempekerjakan staf baru, dan (3) perumusan kebijakan, seperti menentukan kebijakan perusahaan untuk mempekerjakan kaum minoritas dan menyediakan insentif karyawan.
Manajer pada tingkat ini sering disebut pengambil keputusan strategis. Contoh keputusan terstruktur termasuk memutuskan rencana lima tahun kedepan sesuai tujuan perusahaan, mengevaluasi sumber daya keuangan di masa depan, dan memutuskan bagaimana bereaksi terhadap tindakan pesaing. Pada tingkat yang lebih tinggi dari manajemen, banyak data yang dibutuhkan untuk membuat keputusan datang dari luar organisasi (misalnya informasi tentang keuangan pesaing).
Selanjutnya, sistem informasi berdasarkan dukungan terhadap level manajemen.
1) Transaction Processing Systems (TPS). TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2) Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS). OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3) Managent Information System (MIS). MIS tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. MIS menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4) Decision Support Systems (DSS). DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5) Intelligent Support System (ISS). AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6) Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW). Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7) Executive Support Systems (ESS). ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
Source(s) : 1 2 3 4
Middle Management. Manajemen di Level menengah berkaitan dengan keputusan yang cakupannya lebih luas. Beberapa sebutan di level manajer menengah seperti manajer pabrik, manajer divisi, manajer penjualan, manajer cabang, dan direktur personilia.
Informasi yang berada di level manajer menengah meliputi ulasan, ringkasan, dan analisis data historis untuk membantu merencanakan operasi dan kontrol dalam melaksanakan kebijakan yang telah dirumuskan oleh level manajemen atas/puncak. Informasi ini biasanya diberikan kepada manajer menengah dalam dua bentuk: ringkasan laporan (1), yang menunjukkan total dan tren-misalnya, total penjualan oleh kantor, oleh produk, oleh tenaga penjual, dan total keseluruhan penjualan-dan laporan pengecualian (2), yang menunjukkan data-data yang tidak lazim-misalnya laporan persediaan, daftar ini hanya memuat komponen-komponen dalam jumlah tidak lebih dari 10 item. Laporan-laporan ini dapat dijadwalkan secara rutin (laporan berkala), diminta atas dasar kasus per kasus (on-demand laporan), atau yang dihasilkan hanya ketika kondisi tertentu ada (event-diprakarsai laporan).
Laporan berkala yang dibuat telah ditentukan waktunya : harian, mingguan, bulanan, kuartal, atau tahunan. Laporan-laporan ini biasanya mencakup laporan penggajian, laporan status persediaan, laporan penjualan, laporan laba rugi, dan neraca. Laporan On-demand biasanya diminta oleh manajer ketika informasi tersebut diperlukan untuk masalah tertentu. Sebagai contoh, jika seorang pelanggan ingin membuat sebuah rekening tagihan yang besar, seorang manajer mungkin meminta laporan khusus pada pembayaran pelanggan dan riwayat permintaan. Pada saat awal laporan biasanya masih belum ada perubahan dan memerlukan perhatian yang segera seperti laporan persedian barang yang tidak tersedia atau laporan tentang peralatan yang tidak layak pakai.
Top Management. TOP Manajemen berkaitan dengan keputusan yang lingkup dan kerangka waktunya lebih luas. Sebutan di level top manajemen antara lain Chief Executive Officer (CEO), chief operating officer/kepala operasional (COO), Chief Finance Officer (CFO), IS for the Noninformation Systems Executive treasurer, Pengendali, chief information officer (CIO executive vice president, and Pegawai senior. Top Manajer didalamnya terdapat beberapa orang memiliki wewenang kuat yang bertanggung jawab atas empat fungsi dasar dari bisnis, pemasaran dan keuangan, produksi dan penelitian serta pengembangan. Keputusan yang dibuat pada tingkat ini tidak bisa diprediksi,dalam jangka waktu yang panjang, dan terkait dengan masa depan, kegiatan tidak hanya masa lalu dan / atau saat ini.
Oleh karena itu, hal ini menuntut pengalaman yang banyak dan pengambilan keputusan yang tepat. MIS Sebuah perusahaan harus mampu menyediakan informasi kepada manajemen puncak yang diperlukan dalam laporan berkala, laporan saat ini, dan laporan berdasarkan permintaan.
Informasi yang ada harus menunjukkan bagaimana semua kegiatan di perusahaan dan departemen terkait dan tidak terlepas satu sama lain dan saling mempengaruhi. Keputusan penting yang dibuat pada tingkat ini cenderung diarahkan (1) perencanaan strategis, misalnya, bagaimana pembiayaan perkembangan perusahaan dan pasar baru mana harus ditangani pertama kali, (2) alokasi sumber daya, seperti memutuskan apakah akan membangun atau menyewakan ruang kantor dan apakah akan menghabiskan lebih banyak uang untuk iklan atau mempekerjakan staf baru, dan (3) perumusan kebijakan, seperti menentukan kebijakan perusahaan untuk mempekerjakan kaum minoritas dan menyediakan insentif karyawan.
Manajer pada tingkat ini sering disebut pengambil keputusan strategis. Contoh keputusan terstruktur termasuk memutuskan rencana lima tahun kedepan sesuai tujuan perusahaan, mengevaluasi sumber daya keuangan di masa depan, dan memutuskan bagaimana bereaksi terhadap tindakan pesaing. Pada tingkat yang lebih tinggi dari manajemen, banyak data yang dibutuhkan untuk membuat keputusan datang dari luar organisasi (misalnya informasi tentang keuangan pesaing).
Selanjutnya, sistem informasi berdasarkan dukungan terhadap level manajemen.
1) Transaction Processing Systems (TPS). TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.
2) Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS). OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing.
KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.
3) Managent Information System (MIS). MIS tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. MIS menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).
4) Decision Support Systems (DSS). DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.
5) Intelligent Support System (ISS). AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan seorang ahli untuk menyelesaikan masalah yang dialami dalam suatu organisasi. Berbeda dengan DSS, DSS meningalkan keputusan terakhir bagi pembuat keputusan sedangkan sistem ahli menyeleksi solusi terbaik terhadap suatu masalah khusus. Komponen dasar sistem ahli adalah knowledge-base yaikni suatu mesin interferensi yang menghubungkan pengguna dengan sistem melalui pengolahan pertanyaan lewat bahasa terstruktur dan anatarmuka pengguna.
6) Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW). Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.
7) Executive Support Systems (ESS). ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.
Source(s) : 1 2 3 4
